Stichting Benchmark GGZ

Toon het menu Verberg het menu
Data aanleveren

Hier staat beschreven op welke wijze data bestanden door zorgaanbieders bij SBG aangeleverd moeten worden en welke voorwaarden daaraan verbonden zijn.

Eerste keer aanleveren

Laatst gewijzigd op: 27 juni 2017

Het aanleveren van een initieel bestand bij SBG kent een gestructureerde werkwijze. SBG stelt aan leveranciers en zorgaanbieders documentatie en planningen ter beschikking die gebruikt kunnen worden als richtlijn. In hoofdlijnen zijn de volgende stappen van belang:

ictmedewerkerdatatechnicus

Eerste implementatie stappen

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

Met behulp van de formele documenten, het stappenplan data aanleveren, de codelijsten en de diverse invulformulieren kan de zorgaanbieder zelfstandig XML-bestanden (laten) maken en aanleveren bij SBG.

SBG ondersteunt dit proces op afstand door vragen telefonisch of per mail te beantwoorden en extra uitleg te geven waar nodig. Aan deze dienstverlening zijn geen kosten verbonden.

Niet alleen voor ICT’ers

Voordat het gezamenlijke implementatietraject start dient de ‘Gebruikersovereenkomst Zorgaanbieders’ gesloten te worden. Daarna kunt u aan de slag met het SBG STAPPENPLAN DATA AANLEVEREN om tot aanlevering van uw gegevens over te gaan. Tevens kunt u contact opnemen met SBG indien u vragen heeft of even op weg geholpen wilt worden. Gezamenlijk wordt dan het implementatietraject bepaald. De implementatie van benchmarken in uw organisatie is niet primair een ICT-aangelegenheid. Beleidsmakers, inhoudelijk deskundigen en ICT'ers dienen gezamenlijk en in deelopdrachten het traject te bewandelen om een goede, betekenisvolle benchmark te realiseren.

Gebruik het stappenplan

Om u in dit proces te faciliteren is het stappenplan data aanleveren gemaakt om de projectleider op hoofdlijnen te voorzien van de stappen die nodig zijn om te komen tot het aanleveren van het gewenste databestand, het implementeren van BRaM en het leren benutten van de informatie die u hebt aangeleverd. In dit stappenplan ziet u op hoofdlijnen welke acties genomen moeten worden en waar u op de site de bijbehorende informatie vindt. U vindt het SBG Stappenplan data aanleveren op de documentenpagina onder 'handleidingen'.

Maak afspraken met elkaar

Voor de communicatie tussen de projectleider en SBG biedt het voordelen om aan de hand van het SBG stappenplan data aanleveren  afspraken te maken over begeleiding, testen van de aanlevering en het in productie gaan met definitieve databestanden. Op die manier kunnen planningen op elkaar worden afgestemd.

Om u zo goed mogelijk te kunnen begeleiden zal SBG u vragen om het SBG Invulformulier OPSTARTEN in te vullen en op te sturen naar de Servicedesk.

Alle genoemde documenten vindt u hier

algemeen,implementatiemedewerker,levertnoggeendataaan,uitlegtoelichting
initieleaanlevering

Het initiële bestand

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

Het initiële bestand is het allereerste bestand dat bij SBG wordt aangeleverd. Dit bestand mag data bevatten over een veel langere periode dan drie maanden. Het bestand bevat tenminste drie maanden met de meest actuele volledige maand. Het bestand dient altijd als testbestand te worden aangemeld conform de aanmeldprocedure. Het heeft geen zin om een testbestand op te sturen met fictieve data, deze zullen niet in behandeling worden genomen.

Voordat een initieel bestand kan worden samengesteld is het belangrijk een informatieanalyse uit te voeren waarbij de volgende vragen beantwoord moeten worden:

  1. Over welke periode wil ik data aanleveren?
  2. Welke zorgdomeinen wil ik aanleveren?
  3. Welke meetinstrumenten wil ik aanleveren?
  4. Leg ik alle verplichte attributen op de correcte wijze vast?
  5. Hoe wil ik de data terugzien in BRaM (al dan niet in een bepaalde organisatiestructuur)?

Voordat het initiële bestand bij SBG wordt aangeboden is het van belang dat het SBG Invulformulieren OPSTARTEN is ingevuld en opgestuurd. U vindt dit formulier op het tabblad Documenten / Formulieren. Dit formulier kan ook handig zijn voor het overleg met softwareleveranciers die gaan helpen bij de SBG aanlevering. Mocht u in deze fase hulp nodig hebben dan kunt u contact opnemen met de servicedesk (servicedesk@sbggz.nl).

Een correct aangeleverd testbestand wordt allereerst gevalideerd, waarbij de technische correctheid van het bestand wordt beoordeeld. Indien een bestand valide is, zal het in de acceptatieprocedure worden opgenomen.

Wat is een technisch correct bestand?

Een correct bestand voldoet minimaal aan de volgende voorwaarden:

  1. Alle gesloten DBC's en Basis GGZ-productgroepen over de aan te leveren periode zijn aanwezig.
  2. Alle verplichte elementen uit de MDS zijn aanwezig.
  3. De koppelregels worden correct toegepast.
  4. Het bestand is gevalideerd tegen de XSD.
  5. Het bestand heeft de correcte naam.

Meer informatie over punt 1 tot en met 3 vindt u op het tabblad Minimale Dataset.

Zodra er een correct XML-bestand is, kan dit worden geplaatst op de PVM module en verzonden aan SBG. Ter bevestiging stuurt u een mail aan SBG.

brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,levertnoggeendataaan,uitlegtoelichting
initieleaanlevering,technischecontroles

Privacy Verzend Module installeren

Laatst gewijzigd op: 03 mei 2018

Bestand veilig versturen naar SBG via ZorgTTP

Om databestanden zonder persoonsgegevens te kunnen ontvangen, zodat anonimiteit gegarandeerd blijft, moet de aanlevering gedaan worden via ZorgTTP, een Trusted Third Party (TTP). De door ZorgTTP gehanteerde werkwijze maakt het mogelijk om privacygevoelige informatie uit te wisselen. Zij pseudonimiseren en versleutelen gegevens naar niet tot de oorspronkelijke persoon herleidbare data. Kijk voor meer informatie hierover op de website van ZorgTTP.

Privacy Verzend Module (PVM)

Om via ZorgTTP data aan SBG te kunnen aanleveren, moet de meest recente PVM-software worden geïnstalleerd. Met enige regelmaat wordt een nieuwe PVM uitgegeven. Let erop dat u altijd werkt met de meest recente versie. Informatie hierover wordt altijd gegeven in onze nieuwsbrieven. 

Vanaf de website van ZorgTTP kunt u de PVM installatie en de handleiding downloaden.

Certificaat aanvragen bij VECOZO

Om gebruik te kunnen maken van de PVM is een digitaal certificaat noodzakelijk. Deze wordt uitgegeven door VECOZO op naam van de zorgaanbieder.

Het aanvragen van het certificaat kan de contactpersoon van VECOZO doen vanaf de VECOZO-website. Bij de aanvraag moet er in de vrije tekst aangeven worden dat het certificaat ten behoeve van de ZorgTTP PVM van Stichting Benchmark GGZ gebruikt zal worden. Houd rekening met een doorlooptijd van de aanvraag.

Softwareleveranciers mogen via hun eigen systeemcertificaat de aanleveringen namens hun klanten doen. De zorgaanbieder moet dan wel eerst via e-mail aan de SBG Servicedesk kenbaar maken dat de leverancier geautoriseerd is de aanlevering te verzorgen. Daarnaast moet in alle e-mailcommunicatie over de aanleveringen de beheerder van de zorgaanbieder in de geadresseerden opgenomen zijn.

algemeen,brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,levertnoggeendataaan,uitlegtoelichting
pseudonimiseren,zorgttp

Bestand aanleveren

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

Voor het aanbieden van een aanlevering aan SBG worden drie stappen doorlopen. Namelijk het geven van de juiste naam aan het bestand, het verzenden ervan en het aanmelden bij de Servicedesk.

Stap 1. Naamgeving bestand

Het bestand moet de juiste naam hebben zodat deze voldoet aan de bestandsnaamconventie. Die schrijft voor dat de opbouw van een bestandsnaam als volgt is:

AGBCODE_ ZORGAANBIEDERNAAM_SBG_MAAND(MM)_JAAR(JJJJ)_VOLGNUMMER.XML De MAAND betreft de voorliggende maand, dat is namelijk de laatste maand die in de aanlevering aanwezig is. Het VOLGNUMMER wordt opgehoogd als er voor dezelfde periode (MAAND_JAAR) een nieuw (correctie)bestand wordt aangeleverd. Bij TEST-bestanden wordt er tussen de AGBCODE en de ZORGAANBIEDERNAAM een tussenvoeging gedaan: AGBCODE_TEST_ZORGAANBIEDERNAAM..(..)

Stap 2. Bestand verzenden met de PVM

Voor het verzenden van het bestand kunnen de stappen gevolgd worden zoals beschreven vanaf pagina 12 in de PVM-handleiding.

Tip: Een veelvoorkomende reden dat een (eerste) aanlevering niet door de PVM verzonden kan worden is een invalide XML. Hier vindt u meer informatie daarover: XSD-validatie.

Let op: XML-bestanden die per e-mail worden aangeleverd, worden direct verwijderd.

Stap 3. Bestand aanmelden via e-mail

Het aanmelden van bestanden is noodzakelijk. Zonder aanmelding neemt SBG een bestand niet in behandeling. Op basis van de juiste naamgeving en de eventuele toelichting in de aanmelding weet SBG wat de volgende stap in het proces is. In de aanmeldprocedure wordt onderscheid gemaakt tussen reguliere en niet-reguliere aanleveringen. Een ‘Reguliere aanlevering’ kan in principe automatisch verwerkt worden en een ‘Niet-reguliere aanlevering’ verdient speciale aandacht. Dit kan een TEST-bestand zijn vanuit een implementatietraject of de aanlevering is ‘Niet-regulier’ vanwege inhoudelijke, technische of procedurele wijzigingen.

Het aanmelden moet na verzending gedaan worden door een e-mail te sturen naar servicedesk@sbggz.nl met in het onderwerp het type aanlevering gevolgd door de volledige bestandsnaam, ‘Reguliere Aanlevering: {bestandnaam}’ of ‘Niet Reguliere Aanlevering: {bestandnaam}' Een voorbeeld onderwerp van een eerste aanlevering:

“Niet Reguliere Aanlevering: 12345678_TEST_Voorbeeldaanbieder_01_2015_001.xml’

In het geval van een ‘Niet-Reguliere’ aanlevering moet in de body van de e-mail een toelichting worden gegeven op de aanlevering.

Om het aanmelden te vergemakkelijken staan in het kwaliteitsverslag van PVM hyperlinks (zie pag. 15 van de PVM-handleiding). Hiermee kan direct een e-mail, gericht aan de servicedesk@sbggz.nl met een correct geformuleerde onderwerp regel geopend worden. Als er gekozen is voor de hyperlink van ‘Niet Reguliere Aanlevering’ is de body van de e-mail alvast ingevuld met regels om een toelichting op de aanlevering te kunnen geven.

Let op: als de aanmelding gedaan wordt door een aanleverende partij anders dan de zorgaanbieder, bijvoorbeeld een ICT-leverancier, moet de BRaM-beheerder van de zorgaanbieder meegenomen worden in de geadresseerden van de aanmeld e-mail.

Na ontvangst van de aanmelding wordt gecontroleerd of de bestandsnaam juist is en het bestand inderdaad is ontvangen. Daarna worden enkele aanvullende technische en enkele inhoudelijke controles uitgevoerd. Wanneer een controle  foutmeldingen geeft, wordt het bestand afgekeurd en wordt de zorgaanbieder hiervan op de hoogte gebracht. Wanneer de controle akkoord is, wordt dit valide bestand in de testomgeving verwerkt. In geval van een testbestand worden de resultaten daarvan door inhoudelijk deskundigen beoordeeld.

brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,levertnoggeendataaan,uitlegtoelichting
aanmelden,initieleaanlevering,xml

De acceptatieprocedure

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

De acceptatietest is een uitgebreide test met het doel de inhoudelijke kwaliteit van het initiële bestand te garanderen zodat deze geschikt is om mee te benchmarken. Deze acceptatietest is onderverdeeld in vier fases. Na iedere fase vindt een terugkoppeling plaats naar de zorgaanbieder met de bevindingen uit de betreffende fase.

Als er bevindingen zijn die dusdanig van invloed zijn op de inhoudelijke kwaliteit van de aanlevering dat geen akkoord wordt gegeven voor de acceptatietest, dan vraagt SBG de zorgaanbieder aanpassingen in zijn systeem aan te brengen om tot een verbeterde aanlevering te komen. In dat geval spreekt men van blokkerende bevindingen.

Bevindingen met een minimale invloed op de inhoudelijke kwaliteit van de data worden ook teruggekoppeld aan de zorgaanbieder. Deze bevindingen houden een akkoord op de acceptatietest niet tegen, maar vragen wel afstemming met SBG over het ontwikkeltraject. In dat geval spreekt men van belemmerende bevindingen.

Voor zowel de blokkerende als de belemmerende bevindingen vraagt SBG de zorgaanbieder naar verklaring(en) van die bevinding. Met deze informatie kan SBG bepalen wat de zorgaanbieder moet doen om tot aanlevering met hoge datakwaliteit te komen.

De onderscheiden fases in de acceptatietest zijn:

Bestandscontrole 

Fase 1: in deze fase wordt een uitvalanalyse verricht op de aangeleverde voor- en nametingen. Daarnaast wordt een vergelijking gemaakt tussen het aantal afgesloten DBC-trajecten dat bekend is voor de zorgaanbieder bij het DBC Informatiesysteem (DIS), en de aangeleverde afgesloten DBC-trajecten bij SBG.

Wij voeren dit uit om na te gaan of in ieder geval alle afgesloten DBC-trajecten zijn aangeleverd. Om deze vergelijking mogelijk te maken is het van belang dat de zorgaanbieder recente informatie over het aantal afgesloten DBC-trajecten bij DIS heeft aangeleverd.

Fase 2: in deze fase wordt de inhoud en de volledigheid van de aanlevering nauwkeurig beoordeeld.

Eindoordeel 

Fase 3: in deze fase wordt de aanlevering, en indien aanwezig, de aangeleverde organisatiestructuur ingelezen op de testomgeving van de Benchmark Rapportage Module (BRaM) om na te gaan of de data naar verwachting landt. Als er geen blokkerende bevindingen meer zijn, wordt de aanlevering voorgelegd aan de directie van SBG. Als de directie de aanlevering goedkeurt is de zorgaanbieder klaar met de acceptatietest en kunnen de reguliere productieaanleveringen starten. Dan wordt de aanlevering ingelezen op de productieomgeving van BRaM en kan de zorgaanbieder zelf rapportages opvragen over de data.

brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,implementatiemedewerker,levertnoggeendataaan,uitlegtoelichting
inhoudelijkecontroles,initieleaanlevering

De proefperiode

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

Na de acceptatietest volgt een proefperiode. Deze periode betreft in totaal drie aanleveringen: de reeds ingelezen eerste initiële aanlevering en de eerste twee reguliere aanleveringen. Gedurende deze aanleverperiode monitort SBG de aanlevering en screent of de bestanden nog steeds voldoen aan de inhoudelijke en technische vereisten. Dit doet SBG om de betrouwbaarheid van de data zo optimaal mogelijk te maken.

Allereerst dient SBG vast te stellen dat een instelling de data-aanlevering goed beheerst en dit een aantal maanden achter elkaar op goede en procesmatige wijze uitvoert. Ten tweede dient SBG inhoudelijke consistentiecontroles over de tijd te kunnen uitvoeren. Zo wordt bijvoorbeeld nagegaan of de sekseverdeling van patiënten, de verdeling over diagnosegroepen, de gemiddelde duur van de behandeling en het gemiddelde behandeleffect binnen redelijke grenzen stabiel blijft door de tijd. Sterke wisselingen duiden mogelijk op fouten bij het samenstellen van het gegevensbestand. Deze consistentieanalyses blijft SBG ook nadat de data beschikbaar zijn voor de zorgverzekeraar uitvoeren.

Na de derde aanlevering kan geconcludeerd worden dat de zorgaanbieder in staat is met regelmaat een kwalitatief goede aanlevering van data te realiseren. De implementatie kan dan afgesloten worden en de zorgaanbieder gaat over naar een reguliere aanlevering.

Data eerst naar zorgaanbieder, dan zorgverzekeraar

De zorgaanbieder kan tijdens deze proefperiode wel de eigen data zien in BRaM; voor de zorgverzekeraar zijn deze gegevens nog niet zichtbaar. Die kan de data pas inzien als drie maanden achtereen een gevalideerd bestand bij SBG is aangeleverd.

Maar indien dit nodig is, bijvoorbeeld om tijdig tegemoet te kunnen komen aan het rapporteren over de respons voor de afspraken tussen zorgverzekeraar en zorgaanbieder, stelt SBG de data van de zorgaanbieder ook na één of twee aanleveringen al beschikbaar voor de zorgverzekeraar via BRaM. Dit gebeurt alleen na afstemming met de zorgaanbieder. SBG zal in dat geval ook het voorbehoud maken dat data zich nog eventueel verder kan ontwikkelen. Wanneer data eenmaal beschikbaar is gesteld voor de zorgverzekeraar, wordt dit niet meer ongedaan gemaakt.

brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,implementatiemedewerker,levertdataaan,levertnoggeendataaan,uitlegtoelichting,zorgverzekeraar
bestand,datacontrole,xml
top