Stichting Benchmark GGZ

Toon het menu Verberg het menu
Data aanleveren

Hier staat beschreven op welke wijze data bestanden door zorgaanbieders bij SBG aangeleverd moeten worden en welke voorwaarden daaraan verbonden zijn.

Het XML bestand

Laatst gewijzigd op: 27 juni 2017

Hoe verzamel je nu de informatie uit de verschillende databases in een databestand waar SBG mee aan de slag kan?


Ontsluiten gegevens uit meerdere bronsystemen

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

SBG ontvangt en verwerkt bestanden in het Extensible Markup Language (XML) formaat. Dit is een standaard voor gestructureerde gegevensoverdracht.

Het aan te leveren XML-bestand moet voldoen aan de door SBG uitgegeven XML Schema Definition (XSD). De XSD bevat de technische definitie van de elementen, attributen en datatypen.

Onder het tabblad Documenten vindt u onder de 'Technische Documentatie' twee voorbeeld XML-bestanden, met fictieve data. Een voorbeeld van een XML-bestand mét en een zonder Argusdata.

Technische informatieanalyse: waar haalt u de informatie vandaan?

Een goed inzicht in de eigen ICT-architectuur is essentieel voor het bepalen uit welke systemen u data moet verzamelen en hoe u deze moet samenvoegen tot een bij SBG aan te leveren XML-bestand.

Mogelijk heeft uw EPD- en/of ROM-leveranciers al functies gemaakt die de aanlevering bij SBG (gedeeltelijk) faciliteren. Ook is het mogelijk dat andere zorgaanbieders met dezelfde ICT architectuur de benodigde functionaliteit al ontwikkeld hebben. Binnen SBG is informatie voorhanden van de status van andere zorgaanbieders en ICT-leveranciers. Neem voor specifieke vragen hierover contact op met SBG.

Aan de hand van de inventarisatie van uw ICT-architectuur bepaalt u uit welke systemen de benodigde informatie wordt gehaald. De informatie betreft een aantal elementen. Achter elk element is aangegeven waar de attributen die tot dit element behoren meestal voorhanden is: het EPD-systeem, de ROM-systeem of in beide systemen.

Zorgaanbieder Beiden
Patiënt EPD-systeem
Zorgtraject EPD-systeem
DBC traject EPD-systeem
Sessie-informatie EPD-systeem
Behandelaar EPD-systeem
(Neven)diagnose EPD-systeem
Meting ROM-systeem
Item (vraag)   ROM-systeem

Uiteraard geldt bij elk attribuut dat het moment van vastleggen en de functionaris die de vastlegging verricht, binnen het primair proces dient te gebeuren. Is dit niet het geval, dan is het verstandig dit als subproject te beleggen om adequate borging van data registratie te realiseren.

Codelijsten

Voor bepaalde attributen binnen de MDS wordt een codelijst gehanteerd met een beperkte aantal waarden. Zoveel mogelijk is getracht aan te sluiten bij bestaande codelijsten die gebruikt worden in de GGZZ, bijvoorbeeld ten behoeve van DIS. De persoon die in uw instelling verantwoordelijk is voor de maandelijkse aanlevering aan DIS zal deze codes herkennen. De zorgaanbieder dient de binnen zijn organisatie gebruikte waarden in overeenstemming te brengen met die van SBG Codelijsten (zie Documenten / Handleidingen) en eventueel een conversie toe te passen zodat de data conform de MDS worden aangeleverd.

XML valideren tegen SBG XSD

Veel bestanden die SBG in eerste instantie binnen krijgt, wijken af van de opgestelde specificaties. Dit vertraagt de implementatie en verwerking. Om dit te voorkomen, vraagt SBG de zorgaanbieder om voorafgaand aan het insturen van een XML-bestand eerst zelf het bestand te valideren. XML-validatie is het controleren of een bestand aan de technische specificaties voldoet en dus verwerkt kan worden door SBG. Deze stap is belangrijk voor het goed en snel bij SBG aanleveren en kunnen oppakken van bestanden.

Tevens voert de zorgaanbieder zelf de XSD-validatie uit voordat het testbestand wordt aangeboden aan SBG. De XSD is een technische beschrijving die exact specificeert hoe een XML-bestand dat bij SBG aangeleverd wordt, eruit moet zien.

argus,brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,levertnoggeendataaan,uitlegtoelichting
argus,bestand,epd,initieleaanlevering,rom,xml,xsd

Koppelen van metingen, uitgangspunten

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

Het belangrijkste en moeilijkste onderdeel om een juist XML-bestand aan te leveren bij SBG is het op de juiste wijze koppelen van een meting aan een DBC traject. Wij beschrijven hier de koppelregels. Uitgangspunt in deze beschrijving is een EPD systeem met DBC en patiëntkenmerken en een ROM systeem met de meetgegevens.

De formele regels voor het koppelen staan beschreven in de MDS (SBG MINIMALE DATASET). Elk half jaar kunnen er wijzigingen optreden in deze MDS. In de nieuwsbrieven van juni en december worden deze wijzigingen aangekondigd en toegelicht. Door u aan te melden voor de nieuwsbrief van SBG wordt u automatisch op de hoogte gehouden van wijzigingen in de MDS, koppelregels en andere spelregels.

Basis koppelregels

Metingen worden aan een DBC-traject gekoppeld wanneer voldaan is aan de volgende uitgangspunten:

  • Het gehele DBC-traject is uitgevoerd bij dezelfde zorgaanbieder.
  • De interne identificatie van de patiënt is in beide bronsystemen aan elkaar gelijk.
  • Binnen een DBC-traject mag per meetdomein slechts één meetinstrument voor de voor- en/of nameting aangeleverd worden.
  • Het meetinstrument en de respondent van de nameting moet gelijk zijn aan het meetinstrument en de respondent van de voormeting.

Benodigde informatie voor een juiste koppeling

Voor een koppeling van een meting aan een DBC-traject is tenminste de volgende informatie nodig. (Bij de beschrijving wordt ervan uitgegaan dat de metingen en de DBC-trajecten betrekking hebben op dezelfde patiënt binnen dezelfde zorgaanbieder)

  • Het zorgdomein van het DBC-traject

Binnen het zorgtraject waar het DBC traject onder valt, is bepaald op welk zorgdomein het DBC-traject betrekking heeft.

  • Datum eerste sessie van een DBC traject

Bij een initieel DBC-traject is dit de datum van de eerste activiteit in de diagnostische/behandelingsfase activiteit uit de DBC-systematiek. Onder de diagnostische/behandelingsfase vallen alle activiteiten of verrichtingen die vallen onder act 2 of act 3 van de spelregels van DBC Onderhoud.

Bij een vervolg DBC-traject is dit de datum van de behandeltijdschrijfsessie die het dichtst bij de startdatum van het DBC-traject ligt. Mogelijk is dat de laatste sessie van het initiële DBC-traject en ligt deze dus voor de startdatum van het DBC-traject zelf. Als behandelsessies binnen de gespecialiseerde GGZ gelden voor SBG in ieder geval act_3, act_4 en act_9 conform de externe codering die door DBC-Onderhoud wordt geleverd (CL_Activiteit). Als behandelsessies binnen de GBGGZ gelden voor SBG in ieder geval ‘Face-to-face behandeling’, ‘E-health behandeling’ en ‘Gespecialiseerde behandeling’.

  • De meetdomeinen van het zorgdomein van het DBC-traject

De behaalde prestatie binnen een zorgdomein wordt op één of meerdere meetdomeinen berekend. Welke meetdomeinen binnen een zorgdomein onderscheiden worden, staat beschreven in de SBG MDS.

  • De meetinstrumenten die betrekking hebben op de meetdomeinen van het zorgdomein van het DBC traject

Van elk meetdomein dat op het zorgdomein van het DBC traject betrekking heeft, wordt bepaald welk meetinstrument als benchmarkinstrument door de zorgaanbieder gebruikt wordt. Dit meetinstrument dient uiteraard wel opgenomen te zijn in de lijst met door SBG geaccepteerde meetinstrumenten.

brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,levertnoggeendataaan,uitlegtoelichting
koppelregels,meting,xml

Koppelen van metingen, stapsgewijs

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

Het koppelen van metingen aan een DBC-traject

De hier beschreven koppelsystematiek geldt, sinds 1 januari 2015, voor alle zorgdomeinen. Ook is hier uitgegaan van een DBC-traject en een zorgaanbieder. Dus een eenvoudige situatie; in de praktijk kan het ingewikkelder zijn.

Bepalen van de voormeting

  1. Bepaal per meetdomein alle metingen met het aangewezen meetinstrument, waarbij geldt dat het verschil tussen de datum van de meting en de datum van de eerste sessie conform de uitgangspunten niet meer mag bedragen dan drie maanden, oftewel 92 dagen.
  2. Op basis van de datum van de eerste sessie wordt uit de onder punt 1 geselecteerde metingen de meting op de sessiedatum geselecteerd en anders de dichtstbijzijnde meting vóór de sessiedatum.
  3. Wanneer er geen meting op of voor de datum van de eerste sessie is, wordt de dichtstbijzijnde meting ná de sessiedatum geselecteerd.
  4. Deze meting is de voormeting van het betreffende DBC-traject.
  5. Wanneer er geen meting is die aan bovenstaande voorwaarden voldoet, dan wordt voor het betreffende meetdomein geen voormeting meegegeven.

Bepalen van de nameting

  1. Bepaal per meetdomein alle metingen met het aangewezen meetinstrument, waarbij geldt dat het verschil tussen de datum van de meting en de datum van de laatste sessie niet meer mag bedragen dan drie maanden, oftewel 92 dagen.
  2. Wanneer bij het betreffende meetdomein ook een voormeting is geselecteerd, dan gelden de volgende aanvullende voorwaarden:
    • De meting moet verricht zijn met hetzelfde meetinstrument als de voormeting.
    • De meting moet ingevuld zijn door dezelfde respondent.
    • De meetdatum van de nameting ligt ná de meetdatum van de voormeting.
  3. Op basis van de datum van de laatste behandelsessie wordt de meting geselecteerd, waarvan de datum op de sessiedatum valt of anders het dichtst tegen de sessiedatum ligt, er zo dicht mogelijk voor óf na.
  4. Deze meting is de nameting van van het betreffende DBC-traject.
  5. Wanneer er geen nameting is die aan bovenstaande voorwaarden voldoet, dan wordt voor het betreffende meetdomein geen nameting meegegeven.

Aanleveren buiten de meetmarges

Soms kan het voorkomen dat uw data niet binnen de geldige meetmarge van drie maanden valt. U kunt dan optioneel extra metingen aanleveren. U gaat dan als volgt te werk.

Eerst voert u het bovenstaande stappenplan uit. Als u volgens deze regels geen geldige voor- of nameting hebt, maar buiten de meetmarge wel een geldige meting hebt die aan alle overige voorwaarden voldoet, dan mag u die buiten de marge vallende meting aanleveren. BRaM zal deze niet gebruiken in de rapportages. In de Rapportage Responsverlies is wel weergegeven hoeveel metingen buiten de marges vallen.

U mag in principe alleen metingen aanleveren die aan de MDS-vereisten voldoen. De enige uitzondering geldt voor het criterium van het meetmoment: als na toepassing van de geldende koppelregels géén geldige voor- of nameting beschikbaar is, mag u een meting buiten de vastgestelde meetmarges aanleveren, indien deze aan alle overige specificaties voldoet.

Meerdere meetinstrumenten bij eenzelfde meetdomein

Wanneer de zorgaanbieder meerdere instrumenten per meetdomein gebruikt als benchmarkinstrument (bijvoorbeeld bij sommige patiënten wordt met de OQ45-sd én met de SCL90 gemeten), dan wordt het koppelen complexer. In dat geval moet bij het selecteren van de juiste meting naast bovenstaande regels ook rekening worden gehouden met de volgende regels:

  1. wanneer voor meerdere meetinstrumenten een voor- en/of nameting is bepaald, wordt het meetinstrument gekozen waarvoor geldt:
    • ‘Voor- én nameting’ gaat voor ‘wel voormeting, geen nameting’;
    • ‘Wel voormeting geen nameting’ gaat voor ‘geen voormeting wel nameting’.
  2. Wanneer na toepassing van bovenstaande regel nog steeds meerdere meetinstrumenten overblijven, wordt het meetinstrument gekozen waarvoor geldt:
    • Het verschil in dagen tussen de meting en de sessiedatum van beide betreffende meetmomenten (voormeting en nameting) opgeteld het kleinst is.
brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,levertnoggeendataaan,uitlegtoelichting
koppelregels,nameting,voormeting,xml

XML valideren m.b.v. XSD

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

Stap voor stap instructie XSD-validatie

De gevraagde XML structuur is weldoordacht en moet voldoen aan het XSD-schema. Wanneer het bestand gecreëerd is, dient men het eerst te valideren tegen het XSD-schema voordat het wordt aangeleverd.

Valideren in 2 stappen

  1. Na het openen van het bestand moet het XSD schema toegewezen worden aan het bestand, zodat het programma weet aan welk schema de XML moet voldoen.
  2. Vervolgens doorloopt het programma aan de hand van het schema het XML bestand en controleert:
    • De structuur van het bestand:
      • Worden de elementen aangeleverd?
      • Staan de elementen op de juiste plek?
      • Worden de vereiste elementen aangeleverd?
      • Komen de elementen niet vaker voor dan gedefinieerd in het schema?
      • Worden de vereiste attributen aangeleverd?
  • De gedefinieerde datatypes:
    • Voldoen de waarden van de attributen aan het gedefinieerde datatype?

Verschillende validatietools

Er bestaan verschillende validatietools, die op kleine punten kunnen afwijken. SBG valideert de XML-bestanden met de toolset Altova XMLSpy. Er zijn ook gratis alternatieven voor AltovaXML Spy. Met het programma Microsoft XML Notepad 2007 heeft SBG goede ervaringen. Bij het gebruik van deze tool worden bijna alle validatiefouten inzichtelijk. Bestudeer voor de beperkingen van deze validatietools onderstaande informatie.

Altova XMLSPY Microsoft XML Notepad 2007
Freeware nee ja
Broncode editor ja nee
Systeemklok controle datumvelden ja ja

Altova XMLSpy

Altova XMLSpy is een product van Altova en verkrijgbaar op de website http://www.altova.com/.

Valideren in Altova XMLSpy gaat als volgt:

  • Open het te valideren XML-bestand in Altova XMLSpy en kies vervolgens: XML > Check-Well-Formedness (F7). Wanneer in het berichtvenster gemeld wordt dat het bestand goed gevormd is, kan het XSD-schema aan het bestand worden toegevoegd. Om dit te doen kies:
  • DTD / Schema > Assign Schema... Kies voor ‘Browse’ in het pop-up scherm en navigeer naar de locatie van het bestand in het bestandssysteem. Klik op ‘Openen’ en uw bestand heeft het schema waartegen het gevalideerd kan worden.
  • Kies voor: XML > Validate XML (F8) Het bestand wordt gevalideerd tegen het schema.

Wanneer het programma detecteert dat het XML-bestand niet aan het XSD-schema voldoet, wordt een melding weergegeven in het berichtvenster. Door dubbel te klikken op de melding springt het programma naar de gevonden inconsistentie.

Microsoft XML Notepad 2007

Valideren in Microsoft XML Notepad 2007 gaat als volgt:

  • Open het te valideren XML bestand in XML Notepad 2007. Wanneer het programma detecteert dat de XML niet goed gevormd is, stelt het voor om het programma in XML Notepad 2007 te openen. Wanneer het bestand geopend is, betekent het dat het goed gevormd is en kan het XSD schema aan het bestand worden toegekend.
  • Om dit te doen kies: XML > Schemas... Controleer of in de lijst in het pop-up scherm het betreffende XSD schema voorkomt. Wanneer dit het geval is, controleer of disabled niet is aangevinkt en klik 'OK'.
  • Het scherm is opgebouwd uit meerdere schermen. Klik in het linker scherm genaamd 'Tree View' het root-element open en controleer of het een attribuut genaamd 'xmlns' heeft.
  • Wanneer dit niet het geval is, klik dan met de rechtermuisknop op het rootelement en kien in het contextmenu voor Attribute > Child (Alt Ins)
  • Noem het attribuut 'xmlns'.
  • Nu moet een waarde aan het  attribuut worden toegekend waardoor het programma weet welk schema uit de lijst met schema's het moet gebruiken om het bestand te valideren. Dubbelklik hiervoor achter het attribuut 'xmlns' en kies uit de lijst met voorgestelde waarden voor de waarde die bij het schema hoort dat van toepassing is op het bestand.
  • het bestand wordt gevalideerd tegen het schema.

Wanneer het programma detecteert dat het XML bestand niet aan het XSD schema voldoet, wordt een melding weergegeven in het berichtvenster. Door dubbel te klikken op de melding springt het programma naar de gevonden inconsistentie.

Voordelen van Microsoft XML Notepad 2007

  • Het programma geeft alle inconsistenties in het bestand meteen weer in een lijst.
  • Het programma controleert datumvelden tegen de systeemklok.

Nadelen van Microsoft XML Notepad 2007

  • Het is ingewikkelder om een XSD-schema toe te kennen aan het bestand.
  • Er is geen source editor, waardoor het programma bestanden die geen goed gevormde XML bevatten, niet kan openen.
brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,levertdataaan,uitlegtoelichting
datacontrole,xml
top