Stichting Benchmark GGZ

Toon het menu Verberg het menu
Data aanleveren

Hier staat beschreven op welke wijze data bestanden door zorgaanbieders bij SBG aangeleverd moeten worden en welke voorwaarden daaraan verbonden zijn.

Productie bestanden aanleveren en beheren

Laatst gewijzigd op: 27 juni 2017

Het beheren van de BRaM-data bestaat uit een aantal taken: het maandelijks aanleveren, het controleren van de data en het doorgeven van wijzigingen aan SBG. Elk van deze taken wordt hier toegelicht.

Let op: SBG accepteert uitsluitend bestanden die via de PVM worden aangeleverd!

brambeheerder

Maandelijks aanleveren

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

Na het initiële bestand, dat als afronding van de acceptatietest is ingelezen, starten de reguliere maandelijkse aanleveringen. De eerste twee maandelijkse aanleveringen zijn onderdeel van de implementatiefase. SBG beoordeelt deze bestanden op hoofdlijnen.

Na drie succesvolle aanleveringen worden de data van de zorgaanbieder vrijgegeven aan de zorgverzekeraar. De zorgaanbieder heeft vanaf dat moment de status “reguliere aanlevering”. Het zelfstandig uitvoeren van controles op de maandelijkse aanleveringen is van belang voor een goede representatie van de gegevens in BRaM.

Aanlevercyclus

U levert maandelijks data aan van de drie afgelopen maanden. Dat zorgt ervoor dat ook informatie die na het afsluiten van de behandeling is vergaard alsnog mee wordt genomen binnen de benchmarkrapportages. Bovendien geeft het de mogelijkheid om maandelijks uw gegevens te controleren om eventuele fouten tijdig te corrigeren.

Het advies is om telkens aan het eind van de maand over de voorgaande volledig afgesloten drie maanden aan te leveren. Dus bijvoorbeeld eind april de maanden maart, februari en januari. Het bestand met daarin de maanden maart, februari en januari kan uiterlijk tot de vijfde werkdag van mei worden aangeleverd.

De aanlevercyclus ziet er schematisch als volgt uit:

De XML-bestanden kennen een vaste naamgeving, de zogenaamde bestandsnaamconventie, en dienen altijd bij de SBG-servicedesk te worden aangemeld. Tevens dient elk bestand voorafgaand aan verzending aan SBG te worden gevalideerd met behulp van de XSD-validatie tool.

Let op deze veel voorkomende fouten:

  • bestand niet aanmelden bij de SBG servicedesk
  • bestand te laat verzenden
  • bestand niet valideren voor verzending
  • verkeerde bestandsnaam
brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,implementatiemedewerker,levertdataaan,levertnoggeendataaan,uitlegtoelichting
regulieremaandelijkseaanlevering

Relatie SBG aanleverroutine en DBC validatieproces

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

Maandelijkse aanlevering aan SBG

U levert maandelijks al uw afgesloten DBC’s met een sluitingsdatum in de voorliggende drie maanden en eventueel ook uw openstaande DBC-trajecten aan bij SBG. Dit doet u aan het einde van de maand. Het is aan te bevelen om dit maandelijkse proces goed af te stemmen op de validatiecyclus van uw DBC’s.

Door het XML bestand te genereren nadat de DBC’s gevalideerd zijn, zorgt u er voor dat er volledige en gecontroleerde gegevens worden aangeleverd. DBC’s die onjuist zijn afgesloten of om andere redenen ongeldig zijn, en niet gevalideerd worden, komen zo niet in de SBG database terecht.

Bovendien hebben DBC’s na validatie een geldige prestatiecode. Op basis van de prestatiecode wordt bepaald of een DBC uitgefilterd moet worden. Indien er geen prestatiecode bekend is, telt het DBC mee als behandel-DBC. Door uw DBC’s maandelijks na validatie aan te leveren, krijgt u een zo betrouwbaar mogelijk beeld van uw actuele respons.

U valideert niet maandelijks

Indien uw validatieproces niet minimaal maandelijks plaatsvindt, wordt het lastiger om uw aanleverproces op het validatieproces af te stemmen. U heeft immers tot drie maanden ná de sluitingsdatum van een DBC de tijd om het DBC in uw reguliere aanlevering aan te leveren. Voor correcties kunt u in een niet-reguliere aanlevering een bestand van vier maanden aanleveren. Een DBC met een sluitingsdatum op 1-3-2015 kunt u voor het laatst aanleveren in juli, aangezien de data van maart bevriezen op 7 augustus.

Indien u dus niet frequent valideert, loopt u het risico dat u niet al uw afgesloten DBC’s aan kunt leveren. Aangezien het aanleveren van niet gevalideerde DBC’s kan leiden tot minder betrouwbare data in BRaM, adviseren wij met klem om te investeren in een maandelijks validatieproces, waardoor u maandelijks aan SBG al uw afgesloten én gevalideerde DBC-trajecten aan kunt leveren.

DBC’s die nog niet gevalideerd kunnen worden

Elk jaar staat het op de agenda van instellingen: hoe de data-aanlevering aan SBG realiseren als nog niet alles correct is vastgelegd in het bronsysteem? In voorgaande jaren konden instellingen, na het indienen van een schriftelijk verzoek, met terugwerkende kracht DBC’s met een nieuwe prestatiecode in een apart bestand aanleveren. De procedure hiervoor is versoepeld. Met een nieuwe prestatiecode wordt bedoeld de prestatiecodes die van toepassing zijn op DBC’s met een startdatum vanaf 1 januari van het nieuwe jaar die niet eerder in de lijst van prestatiecodes voorkwamen. Dit wordt elk jaar door de softwareleveranciers in de programmatuur gerealiseerd.

Als de software is aangepast kan men de nieuwe prestatiecode bij SBG aanleveren. Tot dat moment moet men maandelijks alle afgesloten DBC’s over de voorliggende drie maanden aanleveren, waarbij dus voor een aantal DBC-trajecten (gestart vanaf 1 januari) géén prestatiecode wordt meegeleverd.

Normaliter geldt voor deze DBC’s een deadline voor aanleveren van drie maanden (afgerond op hele maanden). Alleen voor die DBC-trajecten waarop de nieuwe prestatiecodes van toepassing zijn geldt een uitgestelde deadline tot 31 december van het lopende jaar. U kunt deze DBC’s inclusief de nieuwe prestatiecode gewoon in uw reguliere aanleveringen meeleveren. Onze software herkent de nieuwe prestatiecodes en zal wijzigingen doorvoeren. In tegenstelling tot voorgaande jaren hoeft u hiervoor niet apart toestemming te vragen. Zodra u in staat bent om alle DBC’s met de nieuwe prestatiecodes te valideren, levert u in uw reguliere aanlevering over een langere periode aan, zodat u alle DBC’s van een correcte prestatiecode kunt voorzien.

Puntsgewijs is de aanlever instructie voor de nieuwe prestatiecodes dit jaar als volgt:

  • Voor alle DBC’s geldt dat de deadline voor aanleveren van de DBC’s drie maanden na de einddatum van het DBC is (afgerond op hele maanden)
  • Alleen voor DBC’s met de nieuwe prestatiecodes geldt (aanvullend) dat deze nog tenminste tot 31 december van het lopende jaar aangeleverd mogen worden, als een reguliere aanlevering. Mocht de reguliere deadline (de 3-maanden deadline) ná 31 december zijn, dan geldt weer de reguliere deadline. Dus als een DBC-traject, geopend op 01-01-2017 en afgesloten op 02-02-2017 wordt aangeleverd op 02-09-2017 met een nieuwe prestatiecode, dan wordt de nieuwe prestatiecode door BRaM herkend en ingelezen.
  • De DBC’s met een nieuwe prestatiecode kunnen zonder prestatiecode worden aangeleverd zolang de nieuwe prestatiecode nog niet is ingeregeld in het bronsysteem. Deze DBC’s kunnen niet eerst met een oude prestatiecode worden aangeleverd om later alsnog te wijzigen in een nieuwe prestatiecode. DBC’s met een nieuwe prestatiecode kunnen ook niet naderhand worden teruggezet naar een DBC met een oude prestatiecode waarvoor de deadline reeds is verstreken.

Hieronder staat in een tabel een voorbeeld van de verschillende deadlines voor oude en nieuwe prestatiecodes:

einddatum DBC deadline voor aanleveren
prestatiecode oud 1-1-2017 1-5-2017
prestatiecode oud 1-7-2017 1-11-2017
prestatiecode oud 1-10-2017 1-2-2018
prestatiecode nieuw 1-2-2017 31-12-2017
prestatiecode nieuw 1-6-2017 31-12-2017
prestatiecode nieuw 1-10-2017 1-2-2018
brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,implementatiemedewerker,levertdataaan,levertnoggeendataaan,uitlegtoelichting
dbctraject,deadline,prestatiecode

Aanmelden van XML bestanden

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

Het aanmelden van bestanden is belangrijk. Zonder aanmelding weet SBG niet dat er een bestand is geplaatst. Daarnaast is de naamgeving van het bestand essentieel. Op basis van de naamgeving en aanmelding weet SBG wat zij met het bestand moet doen. Zo is er een onderscheid tussen testbestanden en productiebestanden. En er is een verschil tussen reguliere bestanden en niet-reguliere bestanden.

De procedure voor aanleveren van XML-bestanden kent vier voorwaarden:

  1. Het XML-bestand valideert tegen de SBG XSD.
  2. Het XML-bestand voldoet aan de bestandsnaamconventie.
  3. Met XML bestand wordt aangeleverd via ZorgTTP. U gebruikt hiervoor de PVM module.
  4. Het XML bestand wordt (geautomatiseerd) aangemeld bij de SBG servicedesk 

Voorbeelden bestandsnaamconventie

Voor productiebestanden:

AGBCODE_ZORGAANBIEDERNAAM_SBG_MAAND(MM)_JAAR(JJJJ)_VOLGNUMMER.xml

Voor testbestanden:

AGBCODE_TEST_ZORGAANBIEDERNAAM_SBG_MAAND(MM)_JAAR(JJJJ)_VOLGNUMMER.xml

Het XML-bestand wordt aangeleverd via ZorgTTP.

Voorbeelden aanmelden bestand

Reguliere aanlevering:

{AGBCODE_ZORGAANBIEDERNAAM_SBG_MAAND(MM)_JAAR(JJJJ)_VOLGNUMMER.xml}

Niet Reguliere aanlevering:

{AGBCODE_ZORGAANBIEDERNAAM_SBG_MAAND(MM)_JAAR(JJJJ)_VOLGNUMMER.xml}

brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,levertdataaan,uitlegtoelichting
aanmelden,xml

Regulier en niet regulier aanleveren

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

Bij de afhandeling van de aangeleverde bestanden maakt SBG een onderscheid tussen reguliere en niet-reguliere bestandsaanleveringen. Een regulier bestand wordt geautomatiseerd afgehandeld. Een niet-regulier bestand wordt handmatig afgehandeld. Handmatige verwerking betekent dat alle gewenste wijzigingen, mits akkoord, ook worden doorgevoerd. Wordt een bestand regulier afgehandeld, dan loopt men het risico dat wijzigingen niet worden doorgevoerd.

Reguliere bestandsaanlevering

Een reguliere bestandsaanlevering is een tijdig aangeleverde en aangemelde aanlevering. Deze bevat in principe drie maanden aan data.

Niet-reguliere bestandsaanlevering

Een niet-reguliere bestandsaanlevering is bijvoorbeeld een aanlevering die meer data dan de reguliere drie maanden bevat. Indien het een herstel aanlevering binnen één maand na de deadline is, dan levert u een bestand aan over een periode van maximaal 4 maanden. In dat geval worden data aangeleverd over een periode waarvan de data in BRaM nog niet bevroren is. U vult dan het formulier Herstelaanlevering 1 maand na de deadline in (zie documenten- formulieren). SBG handelt deze bestanden vervolgens in principe op de standaardwijze af. Uw data worden dan verrijkt over vier maanden.

Indien u een bestand aanlevert over een periode langer dan 4 maanden dan wordt het bestand als niet valide geoormerkt en dus niet verwerkt. 

Regulier of niet-regulier in onderwerp regel aanmeldmail

Bij de aanmelding van een bestand zal aan servicedesk@sbggz.nl duidelijk gemaakt moeten worden of het een regulier of een niet-reguliere bestandsaanlevering betreft. U kunt dit aangeven door in het onderwerp van de e-mail de tekst ‘Reguliere aanlevering: {bestandsnaam}’ of  'Niet Reguliere aanlevering: {bestandsnaam}' op te nemen.

Let op Omdat SBG op basis van de aanmeld-e-mail ook een (‘reply to all’) terugkoppeling geeft na validatie en verwerking, is het ongewenst de aanmeld e-mail te versturen vanaf een zogenaamd ‘no-reply e-mailadres’.

Let op Als de aanmelding gedaan wordt door een aanleverende partij anders dan de zorgaanbieder, bijvoorbeeld een ICT-leverancier, moet de BRaM-beheerder van de zorgaanbieder meegenomen worden in de geadresseerden van de aanmeld e-mail. Tevens moet in dit geval de zorgaanbieder via e-mail aan SBG kenbaar hebben gemaakt dat een derde partij aanlevert.

Snelste stap voor aanmelden

De makkelijkste en snelste manier om een e-mail naar SBG te versturen is door op één van de links in het kwaliteitsverslag te klikken in de PVM die u gebruikt om het XML aan te leveren.

Bij het aanmelden van aan te leveren XML-bestanden maakt SBG een onderscheid tussen reguliere bestandsaanleveringen en niet-reguliere bestandsaanleveringen. Vandaar dat er, vanaf PVM versie 2.01, in het kwaliteitsverslag twee verschillende opties zijn voor het aanmelden van een XML-bestand (zie onderstaande afbeelding).

In de body van deze mail wordt u gevraagd een toelichting te geven in geval van een niet reguliere aanlevering. Bijvoorbeeld

  • Wijziging EPD:
  • Wijziging ROM:
  • Wijziging aanlevertool:
  • Afwijkende periode:
  • Te laat aangeleverd (reden):
  • Aanlevering op basis van schriftelijk verzoek (graag meesturen):
  • Deze aanlevering is voorafgaand met de Trainer/adviseur besproken:
  • Anders, namelijk:

Uiteraard kunt u ook een gewone email versturen om uw bestand aan te melden. Als het om een niet-reguliere aanlevering gaat, schrijft u in de e-mail waarom de aanlevering niet-regulier is. Hiervoor gebruikt u onderstaande tabel.

Worden niet reguliere aanleveringen altijd verwerkt?

Nee. Om een niet-reguliere aanlevering te kunnen verwerken is doorgaans een akkoord van de SBG directie nodig. Voor het aanvragen van correcties op reeds aangeleverde bestanden kunt u bij de SBG servicedesk (servicedesk@sbggz.nl) het formulier "Herstelaanlevering" aanvragen. Voor correcties die in een gewone reguliere aanlevering worden opgenomen, hoeft geen aanvraag te worden gedaan. Deze worden automatisch verwerkt.

brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,levertdataaan,uitlegtoelichting
nietreguliereaanlevering,regulieremaandelijkseaanlevering

Controleren

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

XML-bestanden worden maandelijks verwerkt en het resultaat is dan zichtbaar in BRaM. Omdat bestanden een periode overlap kennen, is het altijd mogelijk wijzigingen door te voeren of aanleveringen kwalitatief te verbeteren. Daarvoor is het noodzakelijk om maandelijks de aanleveringen te controleren. SBG heeft hiervoor verschillende middelen ontwikkelt:

  • Documentatie; het SBG Datacontroleprotocol. (zie Documenten / Handleidingen)
  • Een maandelijks overzicht met een inhoudelijke terugkoppeling over de meest recente aanlevering(en). Dit overzicht wordt per e-mail verstuurd naar de personen die de aanleveringen aanmelden bij SBG. De terugkoppeling bestaat uit (1) het aantal aanleveringen dat is ingelezen, (2) de aangeleverde meetdomeinen en meetinstrumenten waarvoor behandeluitkomsten worden berekend, inclusief de status van de behandeluitkomsten t.o.v. de voorgaande drie maanden, (3) de deadline voor de volgende Argus aanlevering, en (4) het percentage verplicht aangeleverde variabelen.
  • BRaM-rapportages, waaronder:
    1. Respons gesloten DBC-trajecten
      Controle op: aantallen aangeleverde DBC's en metingen gekoppeld aan die DBC's
    2. Overzicht responsverlies
      Controle op: totaalaantal aangeleverde DBC's en redenen van uitval
    3. Volledigheid
      Controle op: kwaliteit van de data-aanlevering
    4. Bestandsverwerking (uitsluitend voor BRaM beheerders)
      Controle op: specifieke uitval per bestand

Bevindingen uit controles kunnen worden meegenomen in het reguliere aanleverproces. Maar bevindingen kunnen ook leiden tot aanvullende vragen (analyseverzoek) of niet-reguliere aanleveringen. Voor niet-reguliere aanleveringen is altijd een akkoord nodig van SBG, zie Corrigeren. Analyseverzoeken worden door de servicedesk in behandeling genomen. Vraag daarvoor een sjabloon aan bij de SBG servicedesk (servicesdesk@sbggz.nl)

brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,levertdataaan,rapportagesgebruiken,uitlegtoelichting
datacontrole,wijzigingen

Wijzigingen doorgeven

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

GGZ-organisaties zijn voortdurend in beweging: zij fuseren, ontwikkelen nieuw behandelaanbod, gaan aan de slag met e-health, brengen afdelingen elders onder of bouwen teams af. Ook contracterende zorgverzekeraars, BRaM-gebruikers en contactpersonen kunnen veranderen. Het is belangrijk wijzigingen tijdig, dus voorafgaand aan de wijziging, aan SBG door te geven.

De volgende wijzigingen zijn van belang om door te geven:

A. Wijzigingen in de structuur in BRaM en/of toegang van gebruikers:
1. Organisatiestructuur
2. Mutaties van gebruikers
3. Mutaties van zorgverzekeraars 

B. Correctieve aanleveringen:
1. aanlevering over een langere periode
2. correctie van fouten in eerdere aanleveringen

C. Nieuwe software:
1. Nieuw EPD
2. Nieuwe ROM applicatie
3. Nieuwe manier van aanleveren, bijv. via een derde partij

De aard van de wijziging bepaalt in hoge mate de route die moet worden bewandeld. Zo zal een aanpassing in koppelprogrammatuur in de regel leiden tot een testprocedure, terwijl het aanmaken van een nieuwe gebruiker een standaardhandeling betreft.

Hoe moeten wijzigingen worden doorgegeven?
Wijzigingen categorie A: via het SBG Invulformulier beheer Inrichting BRaM (zie Documenten / Formulieren). Let op: organisatiewijzigingen kunnen niet met terugwerkende kracht worden doorgevoerd.
Wijzigingen categorie B: via de ‘aanmeldingsmail niet-regulier’. Vaak zal er een testtraject volgen. Vraag daarnaast een akkoord aan met een brief van de bestuurder. De adviseur zal dit traject begeleiden.
Wijzigingen categorie C: via de ‘aanmeldingsmail niet-regulier’. Er zal altijd een testtraject volgen. De adviseur zal dit traject begeleiden.

brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,levertdataaan,uitlegtoelichting
aanmelden,regulieremaandelijkseaanlevering,wijzigingen

Corrigeren

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

De beste en meest eenvoudige manier om fouten in data op te lossen is deze direct te corrigeren in de maandelijkse aanleveringen. Dat betekent dat data maandelijks dienen te worden beoordeeld en verbeterpunten direct moeten worden opgepakt. Dat is verreweg de beste en meest eenvoudige manier om fouten in de data op te lossen.

Treft u in deze maandelijkse controles een fout aan, dan kunt u eenvoudig een herstelaanlevering doen over een periode van vier maanden. U vult daarvoor het formulier Herstelaanlevering 1 maand na de deadline in. Vervolgens plaatst u uw bestand als niet-reguliere aanlevering en dan worden de data over de afgelopen vier maanden verrijkt.

Als correcties binnen dit reguliere proces niet mogelijk zijn en er over een periode langer dan vier maanden correcties moeten worden doorgevoerd dan is een akkoord nodig van SBG om dataverrijking te kunnen toepassen. Voor het aanvragen van correcties op reeds aangeleverde bestanden kunt u bij de SBG servicedesk het formulier Herstelaanlevering langer dan 1 maand na de deadline aanvragen. Deze dient ondertekend te worden door de bestuurder van de zorgaanbieder.

Voor correcties die in een gewone reguliere aanlevering worden opgenomen, hoeft geen aanvraag te worden gedaan. Deze worden automatisch verwerkt.

In het verzoek “Herstelaanlevering langer dan 1 maand” zal altijd duidelijk moeten worden gemaakt:

  1. Waarom een afwijkende aanlevering wenselijk is
  2. Welke wijzigingen doorgevoerd worden
  3. Welke effecten men verwacht te zien en te bereiken
  4. Welke verbeteracties meteen worden meegenomen (aanlevering van alle verplichte variabelen)
  5. Een plan van aanpak om deze actie uit te voeren
  6. Welke acties worden ondernomen om een gelijksoortige aanvraag in de toekomst te voorkomen

SBG gaat in veel gevallen niet akkoord met een nieuwe aanlevering omdat de effecten daarvan voor de gebruiker minimaal zijn, het teveel effect heeft op de stabiliteit en betrouwbaarheid van de benchmark voor alle gebruikers of omdat de gevraagde actie simpelweg niet uitvoerbaar is.

Het belang van de gehele groep van gebruikers weegt daarbij altijd zwaarder dan de belangen van een individuele zorgaanbieder.

n.b. Het is in alle gevallen niet mogelijk om reeds aangeleverde gesloten DBC trajecten te verwijderen.

Testen 

Niet-reguliere aanleveringen zullen in veel gevallen leiden tot testprocedures aan de kant van de instelling, maar ook bij SBG. De aard van de wijziging die wordt doorgevoerd, bepaalt de intensiteit van de testprocedure. Zo zal het toevoegen van een nieuw meetinstrument een andere testactie vragen dan het uitproberen van een nieuwe koppeltool.

Bij aanlevering van een nieuw meetinstrument zal er bijvoorbeeld alleen een fysiek testgeval worden opgevraagd om de correcte berekening te kunnen controleren. Maar bij het in gebruik nemen van nieuwe software, zal een veel uitgebreider testtraject worden opgestart om de continuïteit van de data te kunnen controleren. Doorgaans bestaat een dergelijk traject (vanuit de positie van SBG) uit de volgende stappen:

  1. Er dient een akkoord te zijn voor het verwerken van een niet-regulier bestand
  2. Testbestand moet valide zijn
  3. Testomgeving moet gelijk worden gemaakt aan productieomgeving
  4. Testbestand moet worden ingelezen op testomgeving
  5. Testbestand wordt beoordeeld door trainer/adviseur of afdeling inhoud
  6. Testrapport wordt opgestuurd aan zorgaanbieder
  7. Vragen in het testrapport worden beantwoord door de zorgaanbieder
  8. Indien nodig wordt een nieuw testbestand opgestuurd (het eerdere testbestand wordt mogelijk verwijderd)

Elk testproces verloopt anders, afhankelijk van de wijzigingen moeten worden doorgevoerd. Doorlooptijden zijn al snel 2 a 3 maanden.

brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,levertdataaan,uitlegtoelichting
datacontrole,wijzigingen

Audit

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

SBG voert maandelijks een audit uit op de aangeleverde data en controleert hiermee continu de datakwaliteit. Bevindingen worden teruggekoppeld aan de zorgaanbieders.

Veel voorkomende bevindingen zijn:

  • Verplichte attributen zijn niet aangeleverd
  • Minder DBC’s dan verwacht zijn aangeleverd (Bruto-N-afwijking)
  • Een nieuw meetinstrument is aangeleverd waarvoor de zorgaanbieder een fysiek testgeval moet leveren
  • MDS-wijzigingen zijn niet doorgevoerd
  • Meetinstrumenten zijn niet correct aangeleverd

Bij een bevinding moet de zorgaanbieder actie ondernemen: in alle gevallen moet hij de vragen beantwoorden, soms moet hij het XML-bestand aanpassen. Als SBG een blokkerende bevinding constateert, geldt de volgende procedure:

1. De zorgaanbieder kan een correctie-aanlevering sturen waarin de blokkerende bevinding is opgelost. Deze correctie verwerk je in de eerstvolgende reguliere aanlevering. Als bijvoorbeeld een blokkerende bevinding is geconstateerd in de aanlevering met data over januari, februari en maart 2017, dan kan de correctie-aanlevering met dezelfde data nog opgestuurd worden tot en met de 5de werkdag van juni 2017 (de deadline voor data over februari, maart en april 2017).

De zorgaanbieder plaatst deze correctie-aanlevering als ‘niet-reguliere aanlevering’ en vermeldt daarbij in de aanmeld-e-mail de doorgevoerde verbetering. Met deze informatie controleert SBG of de blokkerende bevinding is opgelost. Aansluitend bericht SBG de zorgaanbieder over de volgende stap in het testproces.

Over het algemeen zijn er drie soorten terugkoppelingen:

(A) de correctie is goedgekeurd en de aanlevering wordt ingelezen in BRaM
(B) de correctie is afgekeurd en SBG overlegt met de zorgaanbieder over de volgende stap, of
(C) SBG vraagt om aanvullende informatie om de controle goed uit te kunnen voeren.

2. Als de zorgaanbieder de blokkerende bevinding niet voor de deadline kan oplossen, dan kan hij de reguliere maandelijkse aanleveringen continueren, maar zónder de informatie waarop de blokkerende bevinding van toepassing is. Dan worden wel alle DBC-trajecten aangeleverd, maar wordt alleen de informatie verwijderd waarop de blokkerende bevinding betrekking heeft. Als bijvoorbeeld verkeerde scores zijn aangeleverd voor een meetinstrument, dan verwijdert men alleen de metingen met dit meetinstrument.

3. Als de zorgaanbieder de blokkerende bevinding niet kan corrigeren in of verwijderen uit de aanlevering, dan onderbreekt SBG het inlezen van nieuwe bestanden tijdelijk tot de verwachte verbetering is doorgevoerd.

brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,levertdataaan,uitlegtoelichting
audit,datacontrole,regulieremaandelijkseaanlevering

Beheerdersrol

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

In BRaM zijn rollen beschikbaar voor de gebruiker en een BRaM beheerder. De gebruiker kan alle rapportages raadplegen op basis van de autorisatie die de gebruiker heeft. De BRaM beheerder heeft meer mogelijkheden in BRaM om data te kunnen beoordelen.

Wie is BRaM Beheerder?

De BRaM Beheerder is doorgaans de persoon die:

  • maandelijks de bestanden aanlevert
  • maandelijks de verwerking van de bestanden in BRaM controleert
  • wijzigingen doorgeeft
  • waar nodig correctieve acties initieert en uitvoert
  • VECOZO certificaten beheert
  • MDS wijzigingen doorvoert 

Beheerders trainingen

SBG heeft voor beheerders een training ontwikkeld die alle mogelijke aspecten bespreekt en de beheerder kan oefenen met eigen data. Indien u interesse heeft in deze training, bel dan even met SBG voor de planning of check de website.

algemeen,brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,levertdataaan
datacontrole,trainingenenworkshops

MDS wijzigingen

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

SBG brengt elk half jaar een nieuwe MDS uit. Deze wijzigingen worden in de regel vanuit het veld geïnitieerd en in de expertraden besproken. Zij brengen een advies uit aan de SBG Wetenschappelijk Raad, die een advies zal uitbrengen aan het bestuur van SBG. Wijzigingen leiden doorgaans tot verbeteringen van de benchmark en scherpere uitvraag van casemixvariabelen.

Bestuurders worden over deze wijzigingen geïnformeerd via een brief of mail.

Gebruikers, beheerders, leveranciers en overige belangstellenden worden geïnformeerd via de SBG Nieuwsbrief.

MDS-wijzigingen hebben in de regel gevolgen voor de samenstelling van het XML-bestand. Wijzigingen kunnen onder meer betrekking hebben op:

  • meetinstrumenten: gewijzigde scoreberekening, andere naamgeving, nieuwe meetinstrumenten, verwijderen van meetinstrumenten, andere wijze van aanleveren scores
  • aanlevering van verplichte attributen: wijziging van instructie, aanpassing van tabellen
  • vaststellen van een verplicht meetdomein
  • introductie nieuwe bekostigingssystematiek

Voor het doorvoeren van wijzigingen geldt over het algemeen een doorlooptijd van 6 tot 18 maanden.

algemeen,brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,levertdataaan
mdswijzigingen

Hulpmiddelen maandelijks aanleveren en beheren

Laatst gewijzigd op: 15 december 2017

Regulier aanleveren en beheren van de data is niet direct een automatisme. Daarom is er voldoende achtergrondinformatie voor handen en ontwikkelden wij specifieke trainingen. Belangrijk is om u te abonneren op de SBG-nieuwsbrief zodat u op de hoogte blijft van alle veranderingen en achtergrondinformatie. Deze vindt u in uw mail of leest u op deze pagina.

Achtergrondinformatie

Trainingen

  1. BRaM-training: na succesvolle afronding van de acceptatieprocedure wordt aan zorgaanbieders een gebruikerstraining aangeboden, individueel of groepsgewijs
  2. Beheerderstraining: specifiek voor medewerkers die een BRaM training hebben gevolgd en als beheerder aan de slag gaan

Aanmelden voor trainingen kan via de SBG website waar u ook de planning van deze trainingen aantreft.

brambeheerder,ictmedewerkerdatatechnicus,levertdataaan,uitlegtoelichting
datacontrole
top